As Funções do Secretário

As Funções do SecretárioEscrito por A Jorge

Estruturei esta prancha sobre as funções do Secretário, segundo três perspectivas de análise, a saber:
1. A perspectiva histórica;
2. A perspectiva simbólica; e
3. A perspectiva ritualística
No que se refere à análise histórica do cargo de Secretário, haverá a reter que enquanto para alguns autores, tal cargo remontava aos escribas do Antigo Egito, para outros, terá sido introduzido mais recentemente na Maçonaria.

Nesta segunda hipótese, os primeiros secretários eram necessariamente profanos dado serem raros os irmãos com experiência ou formação em gestão de documentação. No entanto, pouco a pouco o cargo foi sendo exercido por Irmãos Mações operando dentro das suas Lojas.

Quanto ao sentido simbólico do cargo de Secretário, haverá a referir o seguinte:
1. Ao Secretário é associada à figura da Lua, enquanto ao Orador a figura do Sol.

2. O Orador é o Sol ou consciência da Loja e representa a razão divina que ilumina a inteligência.
1. O Secretario é como a Lua que não tendo luz própria reflete a luz do Sol. É a Imaginação.
3. Que viste quando recebeste a Luz?
1, O Sol, A Lua e o Mestre da Loja
4. Que relação simbólica existe entre aqueles astros e o Mestre da Loja?
O sol representa a razão divina que ilumina a inteligência, a Lua sugere a imaginação que reveste as idéias duma forma apropriada e o Mestre da loja simboliza o princípio consciente que se ilumina sob a dupla influência da razão divina (o SOL) e a da Imaginação (a Lua).

Passemos agora à análise ritualística do cargo de Secretário. Sobre esta perspectiva haverá que referir o seguinte:
1. O secretário constitui o 5.º oficial da Loja no nosso Rito.

2. Quantos fazem uma Loja Justa e Perfeita?
1. 3 a dirigem (V.M. e 2 Vigilantes)
2. 5 a iluminam (Orador e Secretario)
3. 7 a tornam justa e perfeita
O secretário não dirige a Loja, mas apenas a ilumina, fazendo a sua gestão, administração. Não esquecer que o Secretário pertence à comissão de administração da Loja, juntamente com o V.M. e o Tesoureiro.

No nosso Rito o Secretário se senta no Oriente à direita do V.M. e oposto ao Orador. No rito de Emulação ele se senta à esquerda do V.M.

O secretário representa o braço direito do V.M.

Por fim passo a enumerar as funções que estão atribuídas ao cargo de Secretário no artigo 14.º do Nosso Regulamento. Assim a este oficial, compete:
1. Convocar as reuniões de loja, por carta dirigida a todos os irmãos, especificando a Ordem de Trabalhos da sessão.

2. Intermediar a Loja e a GLRP, comunicando a esta todos os fato relevantes (iniciações, aumentos de salários, lista dos oficiais em cada veneralato, outros), bem como recebendo desta toda a informação a transmitir em loja (decretos, convocatórias, outras).

3. Proceder ao registro dos membros da loja e mantê-lo sempre atualizado (o que é difícil pois poucos são os irmãos que responderam ao inquérito).

4. Gerir as votações em Loja.

5. Elaborar o projeto de Relatório Anual

6. Assegurar a regularidade, recepção e expedição de documentos oficiais.

7. Elaborar as atas.

8. Guardar o livro de Atas e os livros de Presença, dos Obreiros da Loja e dos Visitantes
Uma última palavra sobre as atas. Numa prancha apresentada nesta Loja pelo nosso irmão J:. F:., a determinado passo ele refere:

"Ato de grande importância esse registro de atividade de uma loja assume um particular relevo na nossa ordem que prima pelo respeito das tradições e costumes antigos, pois é através do registro dessas atividades que se garante o respeito pelas tradições. Afinal a garantia da regularidade de uma loja."

Isto é, as atas não têm apenas um aspecto ritualístico que se completa com a sua elaboração e aprovação. A ata destina se a viver "armazenada" para poder ser inspecionada por quem de direito e assim se verificar de atuações ou atos menos regulares de uma Loja se houver suspeitas ou indícios de não regularidades intencionais ou não.

Em algumas associações que conheço é comum as atas terem de ser escritas à mão para que não possam ser violadas. Em tais associações o printing informático não é aceite.

Ora as nossas atas não estão agregadas em nenhum Livro, mas existem em folhas soltas, muitas das quais não estão assinadas pelo Secretário e V:. M:..

Na minha opinião acho que se deve procurar legitimar todas as atas da A:. D:. desde a sua constituição, em Livros e para tal se deverá solicitar a todos os Secretários, atual e anteriores, um esforço no sentido da compilação e legitimação com assinaturas de todas as que produziram.

Novembro de 5998

Autor Desconhecido